Una cuestión fundamental y obligatoria en la gestión de cualquier empresa es el registro horario de los empleados.
Conocer la cantidad de horas trabajadas por cada empleado es importante para dimensionar la carga de trabajo, la planificación y la toma de decisiones empresariales. Sin embargo, el proceso de registro horario tradicionalmente ha sido muy manual y sujeto a errores. En muchas empresas, los empleados fichan a la entrada y salida del trabajo mediante una tarjeta o un reloj de fichar. Pero estos sistemas son fácilmente vulnerables a fraudes, como, por ejemplo, fichar por otro compañero o registrar la entrada antes de tiempo para cobrar horas extra.
Pero el problema del control horario a menudo es que los empleados se olvidan de fichar su tiempo de trabajo. Con el geofencing, se puede automatizar este proceso sin que los empleados tengan que recordar hacerlo manualmente cada vez. Esto es especialmente importante en la actualidad, con el auge del teletrabajo y la flexibilidad horaria, que ha hecho que el control horario sea aún más complejo. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que dificulta la tarea de registrar su tiempo de trabajo de manera precisa y eficiente.
Por todo ello, se hace necesario contar con soluciones tecnológicas que permitan un registro horario fiable, seguro y eficiente. Una de ellas es el uso de tecnología geofencing, como la ofrecida por INWOUT, que permite el control horario automatizado mediante la ubicación del empleado en un lugar concreto.
¿Cómo ayuda la geolocalización de los trabajadores para las empresas?
La utilización de la geolocalización por parte de las empresas les permite llevar un registro preciso, confiable y automatizado del tiempo de trabajo de sus empleados, asegurándose de que estos cumplen con sus horarios laborales de manera eficiente al estar en el lugar de trabajo. Asimismo, la geolocalización puede contribuir a detectar y resolver problemas de ineficiencia en el uso del tiempo de trabajo, mejorando de esta manera la productividad de los empleados. De igual forma, el uso de la geolocalización puede ayudar a las empresas a cumplir con sus obligaciones legales en relación con el registro del tiempo de trabajo de sus empleados, y evitar posibles sanciones por incumplimiento de las normativas laborales.
El funcionamiento de los dispositivos
A través de geofencing, la aplicación INWOUT crea una zona geográfica virtual alrededor del lugar de trabajo y, mediante la geolocalización de los dispositivos móviles de los empleados que se registran previamente, se emiten datos sobre su tiempo de trabajo, los ingresos y las salidas de la zona.
Asimismo, permite automatizar el registro horario con alertas personalizadas y permite además gestionar y programar las vacaciones y ausencias de los empleados, de manera que se emitan recordatorios de fechas de regreso o reincorporación, respetando el descanso del personal.
Por su parte, elabora informes sobre las horas trabajadas de manera automática, y ayudar así a llevar a cabo las supervisiones de una manera más transparente. Del mismo modo, admite fichar de distintas maneras, ya sea mediante app, a través de la web, con un teclado numérico o bien mediante dispositivos biométricos o de reconocimiento facial. Permite gestionar las ausencias, ver actividades en vivo y corroborar los compromisos del empleado con la compañía.
El software cuenta, además, con un calendario para la planificación de las actividades, la rotación de turnos, la flexibilidad horaria y los períodos de estacionalidad, periodos de jornada intensiva, etc.
En general, INWOUT funciona como un portal en el que el directivo puede personalizar y predeterminar la información por departamentos, centros de trabajo, importar a todos los empleados, ver sus estados de ausencia; como activo, ausente, viene luego, no vendrá, o los estados de permisos de ausencia: pendiente de aceptar, aceptado, pendiente de justificación, cancelado o rechazado. Ello, de acuerdo con las acciones de control y parámetros que se requieren establecer según las necesidades de cada empresa.
¿Se puede geolocalizar los móviles de los trabajadores legalmente?
Es importante tener en cuenta que el uso de la geolocalización de los dispositivos móviles de los empleados debe gestionarse adecuadamente para garantizar la privacidad y los derechos de los trabajadores. Si se decide utilizar la geolocalización para el control horario, es fundamental establecer condiciones claras y garantizar el consentimiento expreso y voluntario de los empleados para activar la geolocalización de su móvil. En el caso de que el móvil sea propiedad de la empresa, se pueden establecer ciertas condiciones en el contrato de trabajo que establezcan la necesidad del uso de la geolocalización para el cumplimiento de las funciones laborales. En cualquier caso, se deben implementar medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos.